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31

Aug

2012

Zeitmanagement: Ein Tagesplan als wichtiger Helfer im Alltag

tagesplan erstellen

Jeder Tag jedes Menschen hat 24 Stunden. Zeit kann man nicht sparen und nicht ausborgen. Und interessanterweise ist sie immer knapp. Oft scheint die Zeit richtiggehend zu verfliegen. Nur die Arbeitsberge bleiben, so dass man oft gar nicht genau weiß, wo man am besten anfangen soll. In dieser Situation ist ein Tagesplan sehr hilfreich.

Wie Sie einen Tagesplan erstellen

  1. Wenn Sie einen Tagesplan machen wollen, setzen Sie sich in der Früh 10 Minuten in Ruhe hin und listen Sie alles auf, was an diesem Tag ansteht. Erstellen Sie also eine To-do-Liste. Die Reihenfolge, in der Sie die Dinge auflisten, ist zunächst ganz egal. 
  2. Nehmen Sie dann einen bunten Stift zur Hand und markieren Sie alle Punkte auf der To-do-Liste, die dringend sind.
  3. Nehmen Sie jetzt einen zweiten Stift in einer anderen Farbe zur Hand und markieren Sie alle Punkte, die wichtig sind. Achtung: Dringend und wichtig – das ist nicht immer dasselbe!
  4. Bringen Sie die Punkte der To-do-Liste in die Reihenfolge, in der sie Ihrer Meinung nach abgearbeitet werden sollen. Am besten notieren Sie nicht einfach Nummern neben die einzelnen Punkte, sondern schreiben die Liste neu. Nur so überblicken Sie wirklich die Reihenfolge, in der Sie die einzelnen Punkte erledigen wollen.
  5. Werfen Sie dann einen kritischen Blick auf Ihre Liste: Ist das wirklich zeitlich zu schaffen, was Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben? Wenn nein, streichen Sie den einen oder anderen Punkt. Es geht darum, einen realistischen Tagesplan zu erstellen. Haben Sie im Auge, dass Sie nicht den ganzen Tag vollständig verplanen sollten. Sie brauchen (Puffer-)Zeit für Unerwartetes.  
  6. Wenn Ihre Liste fertig ist, legen Sie los und arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach ab. Jedes Mal, wenn ein Punkt erledigt ist, haken Sie ihn ab.

Welche Vorteile hat ein Tagesplan in Form einer strukturierten To-do-Liste?

  • Sie fühlen sich nicht erdrückt von Ihrem Arbeitsberg.
  • Die Liste hilft Ihnen, zwischen dringenden und wichtigen Arbeiten zu unterscheiden.
  • Sie arbeiten systematischer.
  • Sie müssen sich immer nur auf den Punkt der To-do-Liste konzentrieren, an dem Sie gerade arbeiten. 
  • Sie fühlen sich weniger zerrissen.
  • Durch das Abhaken der erledigten Punkte sorgen Sie für Erfolgserlebnisse.
     

Ist Ihr Tagesplan fertig? Dann wünsche ich Ihnen nun noch einen guten Start in den Tag! Wenn Sie Lust haben, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar und  berichten Sie von Ihren Erfahrungen. 

 

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Abbildungsnachweis:

Shutterstock.com: Bildnummer: 234579928, Urheberrecht: samsonovs

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Kommentare: 3
  • #1

    Zamyat M. Klein (Donnerstag, 06 September 2012 09:16)

    Ja, die To-Do Liste.
    In der Tat ist es der erste Schritt, die Dinge wirklich aufzuschreiben. Ich persönlich bevorzuge wie fast überall im Leben, dazu ein Mind Map.

    Das mit dem wichtig und dringend lernt man natürlich auch in jedem Zeitmanagement- Seminar, nur fällt es vielen Menschen wirklich schwer, das zu unterscheiden. Es erscheint oft alles dringend und wichtig (was es natürlich nicht ist).

    Ich glaube eine entscheidende Hilfe dafür ist, dass man sich vorher über seine Ziele klar sein muss, auch seine längerfristigen (was dann auch Bestandteil eines guten Seminars sein sollte). Denn nur vor dem Hintergrund meines Ziels kann ich entscheiden: ist dieser Punkt jetzt wirklich wichtig für mein Business oder drängelt da nur jemand, der aber nicht oberste Priotität hat.

    Einen weiteren wichtigen Punkt, den du ansprichst: ich kenne es auch gut, dass man sich viel zu viel vornimmt.
    Dazu ist es hilfreich, das abends dann auch nachzukontrollieren- denn sonst kann man daraus nicht lernen.
    Und bei der Planung auch entsprechende Zeiten schon dazu zu schreiben.

    Dann kann man oft im Vorfeld schon sehen: oh, das geht gar nicht in so und so viel Stunden. Und abends sehen: Mensch, da habe ich mich etwas verkalkuliert, das dauert doch länger.

    Und kann das dann bei der nächsten Planug berücksichtigen.

    Das (auch für mich) Schwerste dabei ist allerdings, die berühmten Pufferzeiten einplanen. Das macht kein Mensch. Man verplant seinen kompletten Arbeitstag- obwohl man weiß, dass IMMER Telefonate, E-Mails, Besuche, Aufträge, was auch immer noch dazu kommen, die man vorher nicht einplanen kann. Dafür sollte mach noch mal Zeit einplanen- was aber wohl die wenigsten tun :-)

  • #2

    Huberta Weigl (Donnerstag, 06 September 2012 20:47)

    Liebe Zamyat,

    wenn Du am Abend auch noch schaust, was wie gelaufen ist, ist das natürlich perfekt!
    Und in der Tat tendieren fast alle Menschen dazu, sich zu viel vorzunehmen.

    Danke für Deinen guten Beitrag hier.

    Herzlichen Gruß
    Huberta

  • #3

    Barbara Baumgart (Mittwoch, 13 Februar 2013 11:44)

    Ich habe mir in meinem letzten Job angewöhnt, im Mail Kalender mindestens 2 Stunden am Tag zu blocken, um ungestört an Dingen zu arbeiten, die mehr Konzentration benötigen (Präsentationen, Artikel, etc).

    Jetzt als Selbständige geht das natürlich nicht so einfach, denn wenn wer anruft, muss ich den Anruf annehmen und wenn eine mail reinkommt, muss ich diese zumindest lesen, damit ich entscheiden kann, ob ich sie gleich beantworte.

    Eine To-do-Liste führe ich. Denn zu sehen, wie immer mehr Punkte abgehakt werden, gibt mir das Gefühl, produktiv gewesen zu sein. Heute zum Beispiel schon zwei wichtige Anrufe getätigt und endlich meine AGBs geschrieben...