Wir alle schreiben jeden Tag viele E-Mails. Oft tippen wir sie flott in den PC, und zwar ohne auf die Form zu achten (ich nehme mich da gar nicht aus). Bei aller Eile gibt es aber trotzdem ein paar Dinge, die Sie – zumindest im Business-Alltag – besser nicht tun sollten.
- Schreiben Sie E-Mails nicht in Rot. So wichtig Ihr Anliegen auch ist, Rot ist nicht die richtige Farbe für Ihre Mitteilung. Verwenden Sie Blau oder Schwarz.
- Verwenden Sie keine Hintergrundgestaltung (Farben oder Rahmen).
- Verwenden Sie keine ungewöhnliche Schrifttype, verwenden Sie v.a. keine Schreibschrift mit Schnörkeln. Nehmen Sie eine gängige Schrift, zum Beispiel Arial oder Calibri.
- Verzichten Sie auf Blockbuchstaben. Wer Blockbuchstaben verwendet, schreit.
- Schreiben Sie ein langes E-Mail nicht in einem Block. Gliedern Sie Ihren Text optisch, damit er besser lesbar ist. Am besten geht das, indem Sie gezielt Absätze machen. Bei sehr langen E-Mails können Sie auch Zwischenüberschriften einfügen.
- Wenn Sie mit jemandem per Sie sind, sprechen Sie ihn nicht mit dem Vornamen an. Schreiben Sie statt "Sehr geehrter Franz Meier" besser "Sehr geehrter Herr Meier".
- Schließen Sie ein E-Mail nicht ohne einen persönlichen Gruß und Namen. Es ist zu wenig, nur die Signatur unten anzuhängen.
- Falls Sie einen akademischen Grad haben, unterschreiben Sie ohne Grad. Ein Dr., Mag., MA etc. macht sich in der Unterschrift nicht gut. Packen Sie Ihren Grad am besten in die Signatur.
- Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, halten Sie sich an die Regeln, wie die Signatur aussehen soll. Wenn Sie keine Regeln haben, klären Sie ab, wie die Signatur gestaltet sein soll. Der Firmenauftritt sollte einheitlich sein.
- Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Formulierungen wie "Rundmail" oder "Wichtig" sind als Betreff für Ihre Leserinnen und Leser nicht hilfreich. Aus dem Betreff sollte hervorgehen, worum es geht. Wir alle haben es eilig und möchten uns schnell orientieren.
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