Büroorganisation

Früher gab es Tage, an denen ich schon morgens das Gefühl hatte, in To-dos unterzugehen. Kaum hatte ich den PC geöffnet und E-Mails gelesen, verstärkte sich dieses Gefühl. E-Mails bedeuten nämlich für mich als Selbstständige vor allem eines: Arbeit. Inzwischen habe ich einen Weg gefunden, wie ich die Arbeitsberge besser bewältige und vor allem den Überblick behalte: Ich schreibe gnadenlos alle To-dos auf, und zwar in meinem Bullet Journal! Im Bullet Journal habe ich alles beisammen, meinen Kalender, diverse Notizen und die To-do-Listen. 

Mein Datenvolumen wächst und passt schon längst nicht mehr komplett auf meinen Laptop. Daher sichere ich mein Material seit Jahren auf externen Festplatten. Da meine Daten (vor allem die Fotos im RAW-Format) inzwischen nicht mehr komplett auf eine externe Festplatte passen und ich keine Lust habe, bei der Sicherung zu "stückeln", habe ich mich im Dezember dazu entschieden, zwei neue, richtig große Festplatten zu kaufen.

"Ich gehe in E-Mails unter", meinte unlängst eine Freundin zu mir. Wie sich herausstellte, kam sie mit dem Beantworten ihrer E-Mails nicht mehr hinterher. Jedenfalls nicht innerhalb von 24 Stunden, also innerhalb des Zeitraums, in dem sich viele Menschen heute eine Antwort erwarten. Manche Kunden fragten bei meiner Freundin sogar binnen ein, zwei Stunden nach, warum sie denn nicht antworten würde. Tempo, Tempo!

Wenn man in so einer Situation keine dicke Haut hat, entstehen Druck und Unwohlsein. Und genau das können wir Selbstständige, die eben tatsächlich für alles selbst verantwortlich sind, gar nicht brauchen.

Seit der Gründung der Schreibwerkstatt 2012 hole ich mir bei Bedarf Unterstützung, indem ich mir jemanden suche, der mich berät oder bei dem ich einen Kurs machen kann.

Zu lernen und mein Unternehmen weiterzuentwickeln, ist für mich ungeheuer wichtig – und noch dazu macht es Spaß. Bevor ich investiere, wäge ich allerdings immer ab, was mir das bringt. Dabei schaue ich nie ausschließlich aufs Geld!

Mehr dazu im heutigen Blogartikel, mit dem ich mich zugleich auch an der Blogparade von Zielbar.de zum Thema "Entscheidungen", #entscheidungtreffen, beteilige.

So schwer wie dieses Jahr ist mir die Entscheidung für einen Kalender noch nie gefallen: Zunächst habe ich gedacht, ich führe meinen Kalender nur mehr online, genau gesagt in der Kalender-App von Moleskine. Dann habe ich festgestellt, dass das nicht der richtige Weg für mich ist. Letztendlich bin ich, wie auch in den Jahren zuvor bei einem Buchkalender der Buchbinderei Waniek gelandet. Meinen Filofax werde ich nicht mehr verwenden (wer hätte das jemals gedacht!).

Parallel zu dem Buchkalender werde ich für die Planung einzelner Projekte Kalender verwenden, die es gratis im Web gibt.

Ich liebe Bücher, aber in den letzten Jahren haben sie sich so vermehrt, dass ich sie zunehmend auch als Ballast wahrnehme. Regale, in denen kaum mehr Platz ist oder in denen die Bücher sogar zweireihig stehen, empfinde ich in einer großen Bibliothek als schön, aber nicht in meiner Wohnung.

Daher habe ich die Initiative ergriffen und in mehreren Schüben größere Mengen Bücher aussortiert. Allerdings habe ich dabei sehr schnell gemerkt: Wegwerfen geht nicht! Ich brauche Abnehmer, die mit meinen Büchern noch etwas anfangen, wobei es für mich keine große Rolle spielt, ob ich dafür ein paar Euro bekomme oder nicht.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass

• Ihnen die Bücherberge über den Kopf wachsen,
• Sie gerne etwas mehr Luft in Ihren Regalen hätten,
• Sie sich nur sehr schwer von Büchern trennen können,
• ein Abnehmer, der mit Ihren Büchern noch eine Freude hat, besser wäre als der Altpapiercontainer,

dann schauen Sie doch, ob Ihnen die folgenden Überlegungen ein wenig weiterhelfen.

Zum Schluss habe dann auch noch ein paar Tipps, was Sie tun können, damit sich die Regale nach dem Aussortieren nicht gleich wieder füllen, und natürlich gibt es wieder weiterführende Hinweise.

Es gibt ja jede Menge PDF-Tools. Heute möchte ich Ihnen gerne kurz zwei PDF-Pogramme vorstellen, mit denen ich regelmäßig arbeite:

• Dinbrief: Damit können Sie u.a. ein PDF zerlegen und zusammenfügen.
• A-PDF Number: Dieses Tool erlaubt es, nachträglich Seitenzahlen in ein PDF einzufügen.

Wenn der Frühling naht, greifen viele Menschen zum Putzlappen oder -schwamm und reinigen die Fenster, das Auto etc. Es lohnt aber auch, den PC zu putzen. Natürlich können Sie auch wieder einmal den Bildschirm und die Tastatur säubern, mehr Putz- bzw. Aufräumbedarf besteht in der Regel jedoch meist auf der Festplatte. Hier schlummern oft wahllos abgelegte Dateien, die keine vernünftige Bezeichnung haben. Hinzu kommen die vielen E-Mails, die sich im E-Mail-Postfach "stapeln".

Es gibt viele Gründe, weshalb man mit einem Schreibprojekt möglicherweise nicht vorankommt. Was viele Menschen nicht wahrhaben wollen: Auch ein unaufgeräumter Schreibtisch und ein Zettelchaos können sich bremsend auf die Arbeit auswirken oder sogar Schreibblockaden auslösen. Wenn Sie keinen Überblick mehr über Ihre Unterlagen haben oder ewig lang kramen müssen, um die Zettel zu finden, die Sie gerade brauchen, ist es höchste Zeit, aufzuräumen. 

Viele Menschen sagen "Die Zeit verfliegt" oder "Die Zeit vergeht wie im Flug". V.a. seitdem es das Internet gibt, scheinen immer mehr Menschen immer weniger Zeit zu haben. Die Informationsmöglichkeiten, die das Web bietet, die Kommunikation via E-Mail etc. erleichtern Vieles und dennoch empfinden wir diese Dinge oft als Zeiträuber. Sie sind nützlich und bringen zugleich Probleme mit sich – vielleicht aber nur deshalb, weil wir sie nicht optimal einsetzen, uns manchmal auch "verführen" lassen?

Wie gehen Sie mit den vielen E-Mails um, die tagtäglich ankommen? Wahrscheinlich löschen Sie einige sofort, weil Sie schon an der Betreffzeile erkennen, dass die Nachricht weder wichtig noch interessant ist. Die anderen Mails klicken Sie vermutlich an, lesen sie und bearbeiten sie. Und dann? Viele Menschen lassen bearbeitete Mails im Posteingang. Dort sorgen Sie allerdings für "Verstopfung"!

Bevor es in den Urlaub geht, gibt es allerhand zu erledigen, und zwar nicht nur zu Hause, sondern auch im Büro. Es ist inzwischen üblich, das E-Mailprogramm so einzustellen, dass es eine automatische Abwesenheitsmitteilung versendet, sobald ein E-Mail eingeht. Der Absender erfährt auf diesem Weg, dass der Adressat des E-Mails derzeit auf Urlaub ist und sich momentan nicht um das Anliegen kümmern kann. Aber reicht das?

Misten Sie hin und wieder Ihren PC aus? Jeden Tag sammelt sich Müll auf unseren PCs an, und zwar nicht nur, wenn wir eine Datei löschen, sondern auch, wenn wir im Internet unterwegs sind. Vielen PC-Nutzerinnen und Nutzern ist das gar nicht bewusst. Und so wird der Platz auf der Festplatte immer kleiner und der PC oft auch immer langsamer.