Formulierungen

Vor allem in beruflichen E-Mails tauchen oft Verben wie dürfen, bedürfen, erlauben etc. auf. Auch Konjunktive wie könnten, würden etc. verwenden manche Menschen gerne. Sie meinen nämlich, ihren E-Mails dadurch einen höflichen Anstrich zu verleihen. Tatsächlich klingen solche E-Mails aber altmodisch, steif und auch unverbindlich.

Damit Sie besser nachvollziehen können, was ich meine, hier ein paar Beispiele samt Verbesserungsvorschlag.

Welche der folgenden Anreden ist Ihrer Meinung nach in einem E-Mail oder Brief korrekt, wenn Sie mit der Dame, die Sie anschreiben, per Sie sind? Welche Anrede ist korrekt, wenn Sie mit der Dame per Du sind?

A Liebe Frau Müller, …
B Liebe Sabine Müller, …

C Liebe Frau Sabine Müller, …
D Liebe Sabine, …

"Ihr Anliegen ist uns wichtig!"

So lügt man mit Sprache

Von den Machern der Floskelwolke

Sebastian Pertsch und Udo Stiehl

Erschienen am 1.3.2016 bei Piper.

208 Seiten, kartoniert

ISBN: 978-3-492-30784-0

Taschenbuch: € 9,99 [D], € 10,30 [A]

E-Book: € 8,99

E-Mails werden häufig sehr sorglos geschrieben, auch von Studierenden. Was dabei oft vergessen wird: Ein E-Mail dient keineswegs nur der Übermittlung einer Nachricht, es sagt immer auch etwas über den Absender aus. Es ist also nicht egal, wie das E-Mail formuliert ist und aussieht.

Daher heute also einmal ein paar Tipps, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einer/einem Lehrenden einer Uni oder FH ein E-Mail schreiben.

Der Weg zum fertigen Text umfasst viele Arbeitsschritte. Im letzten Schritt geht es immer um den sprachlichen Feinschliff sowie die Endkorrektur, also die Beseitigung von Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Im Folgenden möchte ich Ihnen Tipps geben, was Sie vor der Abgabe bzw. Veröffentlichung Ihres Textes alles tun können, um einen wirklich guten Text aus der Hand zu geben. 

Der Thesaurus ist eine praktische Funktion in Word, die aber längst nicht alle kennen. Mit dem Thesaurus können Sie nach Synonymen suchen.

Der Thesaurus hilft Ihnen, wenn Sie ...

nach dem richtigen Wort für einen speziellen Kontext suchen.
ein Wort austauschen wollen, weil Sie gerade eine Wortwiederholung vermeiden möchten.
Ihren Wortschatz erweitern wollen.

Sie finden den Thesaurus in Microsoft Word, wenn Sie oben auf die Registerkarte "Überprüfen" klicken. Entweder markieren Sie zuvor das Wort, für das Sie ein Synonym suchen, oder Sie geben das Wort in die erste Zeile des Thesaurus ein. In der Regel schlägt Ihnen der Thesaurus eine größere Zahl an Synoymen vor (im Screenshot links sehen Sie einen Teil der Vorschläge für das Wort "doch"). Aus der Liste müssen Sie dann das Synonym aussuchen, das in Ihren Textkontext passt.

Eine Alternative zum Thesaurus ist übrigens das Synonymwörterbuch aus dem Duden Verlag. Sie können es als gedrucktes Buch oder in elektronischer Form erwerben. Ich persönlich schätze die elektronischen Wörterbücher von Duden sehr, weil man sie direkt am PC installiert. Das Nachschlagen funktioniert schnell und unkompliziert.

Haben Sie in Ihrem Leben schon einmal eine Fremdsprache oder ein Instrument gelernt?

Wenn ja, dann ist Ihnen bestimmt bewusst, dass man nur dann Fortschritte macht, wenn man übt. Mit dem Schreiben ist das auch so: Es ist eine Sache des Trainings!

Wenn Sie besser schreiben lernen wollen, kommen Sie nicht umhin, zu üben.

Wie Sie das Schreiben trainieren bzw. Ihre Schreibkompetenz verbessern können und warum sich das lohnt, möchte ich Ihnen gerne in diesem Blogartikel zeigen.

Vor ein paar Tagen hat Martina Bloch, die Unternehmen bei der Kundenakquise berät, auf Twitter folgende Frage gestellt: Wie beginnen Sie Ihre E-Mails an Kunden? Sehr geehrte ..., Guten Tag ..., Hallo ..., Liebe ...?

Der Tweet ist für mich Anlass, das Thema der richtigen bzw. passenden Anrede in beruflichen E-Mails und Briefen aufzugreifen, u.a. auch deshalb, weil ich mich selbst manchmal über Anreden wundere. Der Artikel ist daher bewusst persönlich gefärbt, zumal ja die Wahl der passenden Anrede in einem Mail oder Brief ist selbstverständlich immer auch eine Geschmacksfrage ist. Dazu gleich mehr!

Als Kinder sprechen wir von uns in der 3. Person. Dann aber entdecken wir das Ich und verwenden in der Regel die 1. Person, wenn wir etwas über uns sagen.

Immer wieder kommt es jedoch vor, dass auch Erwachsene von sich in der 3. Person sprechen (der Fachausdruck für das Reden von sich selbst in der 3. Person ist übrigens Illeismus). Wenn das jemand bewusst macht, zum Beispiel Politiker, in Ordnung! Es gibt aber Fälle, wo die 3. Person aus Gedankenlosigkeit verwendet wird – also, ohne zu bedenken, was das beim Leser auslöst. Und um diese Fälle geht es mir heute!

Interview mit der Autorin Doris Märtin & Gewinnspiel

Heute ist "Welttag des Buches". Gleichzeitig startet die Aktion "Blogger schenken Lesefreude". Hunderte Blogger verlosen ein Buch, das sie selbst besonders schätzen. Ich habe mich dazu entschieden, das Buch "Erfolgreich texten" von Doris Märtin zu verlosen. Das Buch ist in meinen Augen ein ausgezeichneter Ratgeber zum Thema Texten im beruflichen Alltag, im Studium und in der Wissenschaft. Wie es der Zufall will, bin ich im Vorfeld der Aktion über den Bramann Verlag, in dem das Buch erschienen ist, mit der Autorin Doris Märtin in Kontakt gekommen. Rasch entstand die Idee, ein Interview zu machen, das Sie nun hier lesen können. Hinweise zum Gewinnspiel finden Sie am Ende des Artikels.

Wir alle schreiben jeden Tag viele E-Mails. Oft tippen wir sie flott in den PC, und zwar ohne auf die Form zu achten (ich nehme mich da gar nicht aus). Bei aller Eile gibt es aber trotzdem ein paar Dinge, die Sie – zumindest im Business-Alltag – besser nicht tun sollten. 

Texte im Internet gehorchen anderen Grundsätzen als gedruckte Texte. Wenn Sie im Web durchgängig in Großbuchstaben schreiben, dann bedeutet dies, dass Sie schreien – und das wird in der Regel als unhöflich eingestuft.

Verzichten Sie also bei Kommentaren in Foren, bei Tweets, bei Postings auf Facebook etc. auf die reine Verwendung von Großbuchstaben. Möchten Sie einmal ein einzelnes Wort betonen, können Sie es natürlich großschreiben, Sie haben aber auch die Möglichkeit, nach dem betreffenden Wort ein Rufzeichen in Klammer zu setzen oder Sie schreiben das Wort einfach gesperrt. 

Zum Beispiel:
Meiner Meinung nach ist das die EINZIGE Ausnahme.

Meiner Meinung nach ist das die einzige (!) Ausnahme.
Meiner Meinung nach ist das die  e i n z i g e  Ausnahme. 

Übrigens mache ich auf meiner Facebook-Seite regelmäßig die Erfahrung, dass Postings von Usern, die nur in Blockbuchstaben schreiben, als Spam eingestuft werden – ein Grund mehr, darauf zu verzichten.

Abbildungsnachweis:

Shutterstock.com: Bildnummer: 216218596, Urheberrecht: Dmytro Zinkevych

Jeden Tag kommen bei mir viele E-Mails an, darunter auch mehrere Newsletter. Mit einem Scannerblick durchforste ich mehrmals pro Tag mein E-Mail-Postfach, um rasch zu entscheiden, welche Nachricht ich lese und ob ich sie sofort oder später lese. Ihnen geht es bestimmt nicht anders, wobei Sie vermutlich auch in erster Linie aufgrund des Betreffs entscheiden, wie Sie vorgehen. 

Gestern gab's auf meiner Facebookseite eine Mitmachaktion: Es ging um Grußformeln. In einem gemeinsamen –  zum Teil sehr unterhaltsamen –  Brainstorming haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Aktion allerlei Grußformeln zusammengetragen.

Das Ergebnis des Brainstormings finden Sie hier nun in erweiterter Form zum Nachlesen.

Ob wir es wollen oder nicht: Manchmal müssen wir jemandem etwas Negatives mitteilen. Ein Produkt ist nicht lagernd, versehentlich wurde das falsche Produkt verschickt, ein Projektantrag wurde abgelehnt oder wir haben schlichtweg gerade keine Zeit, um ein bestimmtes Anliegen zu erfüllen. Aber: Wie übermittelt man freundlich eine negative Botschaft?

"Wir lernen jetzt schwimmen!" Diese Worte eines Vaters, der gerade seinen kleinen Sohn an der Hand hielt und mit einem Freund sprach, haben mich gestern zusammenzucken lassen.

Erst nach kurzem Nachdenken ist mir klar geworden, warum ich so reagiert habe: Es war dieses vereinnahmende Wir. Der Vater konnte ja sicherlich schon schwimmen, er war nur gerade dabei, das Schwimmen seinem Sohn beizubringen. Und das betrachtete er offenbar ganz und gar als sein Projekt.

Unlängst habe ich auf Facebook ein "unsichtbares Bücherregal" entdeckt. Dabei handelt es sich um einen breiten, rechtwinkeligen Haken, den man an die Wand schraubt, um anschließend Bücher darauf zu stapeln. Das Besondere daran ist, dass die Bücher den Haken verdecken – es scheint, als würden die Bücher von allein an der Wand haften bzw. vor der Wand schweben. Ich war begeistert!