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30

Apr

2014

E-Mail-Tipps für Studierende

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E-Mails werden häufig sehr sorglos geschrieben, auch von Studierenden. Was dabei oft vergessen wird: Ein E-Mail dient keineswegs nur der Übermittlung einer Nachricht, es sagt immer auch etwas über den Absender aus. Es ist also nicht egal, wie das E-Mail formuliert ist und aussieht.

 

Daher heute also einmal ein paar Tipps, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einer/einem Lehrenden einer Uni oder FH ein E-Mail schreiben.

10 Tipps für Ihr nächstes Mail

1. E-Mail-Adresse

Falls Sie gerade mit dem Studium anfangen und Ihre E-Mail-Adresse bislang mausi80@gmx.at lautet, legen Sie sich eine neue (zweite) Adresse zu. Optimal ist es, wenn Ihre E-Mail-Adresse Ihren Vor- und Nachnamen umfasst. Einige Universitäten, zum Beispiel die Uni Wien, bieten den Studierenden die Möglichkeit zur Nutzung einer eigenen Uni-E-Mail-Adresse. Wenn Ihre Uni so etwas anbietet, dann nutzen Sie das.

2. Betreff

Wählen Sie einen Betreff, und zwar einen aussagekräftigen. Die Empfängerin bzw. der Empfänger muss sofort sehen, worum es geht.

3. Hintergrund

Verzichten Sie auf die Hinterlegung Ihres E-Mails. E-Mails mit lila oder hellgrünem Hintergrund oder gar Blümchen haben im universitären Kontext nichts verloren.

4. Schrift

Gleiches gilt für die Schrifttype: Verwenden Sie eine gängige, schnörkellose Schrift, zum Beispiel Calibri, Times Roman oder Arial.

5. Anrede

Achten Sie auf die Anrede. Selbst in Österreich ist es heute durchaus in Ordnung, wenn Sie eine Lehrperson mit "Sehr geehrte Frau plus Nachname" bzw. "Sehr geehrter Herr plus Nachname" ansprechen.

 

Wenn Sie sich für eine Ansprache mit Titel entscheiden, dann informieren Sie sich vorher, welchen Titel Ihre Empfängerin bzw. Ihr Empfänger hat. Ich selbst bekomme immer wieder E-Mails, in denen ich mit "Sehr geehrte Frau Professor Weigl" angesprochen werde. Da ich nicht habilitiert bin und auch keine Professur habe, ist diese Ansprache schlichtweg falsch. Ich persönlich bin außerdem unangenehm berührt, wenn mich jemand so anspricht.

 

Ob Sie sich nun für "Sehr geehrte/r" oder "Liebe/r" entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie die Lehrperson bereits persönlich kennen, finde ich persönlich "Liebe/r" völlig in Ordnung. Nicht angemessen ist, zumindest in Österreich, die Anrede mit "Hallo". So spricht man nur jemanden an, mit dem man per Du ist. Auch der Vorname hat in der Anrede nichts verloren. Also, verzichten Sie besser auf Anreden wie diese: "Hallo Fritz Müller", "Hallo Herr Professor Meier", "Hallo Frau Huber". Die Anrede endet mit einem Komma, anschließend geht es in der nächsten Zeile kleingeschrieben weiter.

6. Inhalt: Kurz und informativ

Fassen Sie sich im E-Mail kurz und denken Sie beim Schreiben immer an Ihre Leserin bzw. Ihren Leser und sein bzw. ihr Vorwissen. Formulierungen wie "Ich finde leider keine Literatur zu meinem Thema. Können Sie mir bitte helfen?" bedeuten, dass die Empfängerin bzw. der Empfänger erst einmal nachfragen muss, zum Beispiel wie Sie denn bislang recherchiert haben, welche OPACs Sie benutzt haben. Und damit startet ein unnötig langes E-Mail-Pingpong. Überlegen Sie sich also, welche Informationen Ihre Betreuerin bzw. Ihr Betreuer benötigt, um Ihr E-Mail möglichst rasch und unkompliziert beantworten zu können, und liefern Sie diese mit.

7. Rechtschreibung

Achten Sie auf die Rechtschreibung. Hacken Sie Ihr E-Mail nicht einfach in den PC und schicken es dann ruckzuck ab, sondern lesen Sie es ein paarmal Korrektur. Wenn Sie Schwächen in der Rechtschreibung haben, können Sie Ihr E-Mail auch in Word vorschreiben und dann die Rechtschreibprüfung drüberlaufen lassen. Auf diese Weise können Sie zumindest einige Fehler ausmerzen.

8. Sprache

Ihr E-Mail darf durchaus nah an der gesprochenen Sprache sein, aber verzichten Sie auf umgangssprachliche Formulierungen. Manchmal bekomme ich E-Mails, die ziemlich harsch klingen, aber es gibt auch E-Mails, die (vor lauter Respekt?) sehr unterwürfig formuliert sind (zum Beispiel mit vielen Konjunktiven). Beides ist nicht gut. Wählen Sie einfach einen freundlich-sympathischen Ton. Wenn Ihnen das schwerfällt, überlegen Sie, wie Sie gerne hätten, dass man mit Ihnen spricht.

9. Grußformel

Schließen Sie Ihr E-Mail mit einem freundlichen Gruß. Nehmen Sie sich die Zeit, ihn auszuformulieren. Schreiben Sie also zum Beispiel nicht "MfG", sondern "Mit freundlichen Grüßen". Auch "Mit den besten Grüßen", "Herzlichen Gruß" o.Ä. ist völlig in Ordnung. Auf gespreizte Grußformeln wie "Mit bester Hochachtung" können Sie getrost verzichten. Wir leben im 21. Jahrhundert!

10. Und zum Schluss ...

Vergessen Sie nicht, dass Ihr E-Mail Ihr Auftritt bzw. Ihre Visitenkarte ist! Es lohnt sich, wenn Sie sich beim Schreiben ein wenig Mühe geben.

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