Di

12

Jan

2016

Wie Ihnen Evernote, iScrumboard und SyncToy die Arbeit erleichtern

Zielbar hat zu einer Blogparade aufgerufen und gefragt, welche Onlinetools man gut findet und seinen Blogleserinnen und -lesern empfehlen kann. Zunächst habe ich gedacht, dass ich doch eigentlich kaum Onlinetools benutze. Als ich dann aber eine Liste zusammengestellt habe, wurde die ganz schön lang. Aus meiner Liste greife ich hier nun drei Tools heraus, die ich Ihnen gerne näher vorstellen möchte, weil Sie Ihnen die Arbeit erleichtern können: Evernote, iScrumboard und SyncToy.

Evernote, um Bookmarks zu speichern  

Begegnen Ihnen auch laufend Websites oder Blogartikel, von denen Sie denken, dass sie jetzt oder in Zukunft interessant sind? Um Links zu archivieren, verwende ich Evernote (die Basisversion kostet nichts). Dort habe ich verschiedene "Notizbücher" eingerichtet, in die ich meine Funde thematisch ablege. Besonders praktisch ist, dass Evernote nicht nur am PC funktioniert, sondern dass es auch eine iOS-App gibt, mit der ich von meinem iPad und meinem iPhone darauf zugreifen kann. Außerdem kann man in die Notizbücher auch Texte schreiben und Schlagwörter vergeben. Sehr praktisch!

iScrumboard, um Projekte zu planen

iscrumboard, screenshot
Mit iScrumboard Projekte planen

Es gibt zig Onlineprojektmanagementtools. Wenn Ihnen ein ganz einfaches genügt, mit dem Sie ein großes Projekt in kleine Arbeitspakete zerlegen und den jeweiligen Arbeitsstand dokumentieren können, dann empfehle ich Ihnen die Gratis-iOS-App iScrumboard. Dort legen Sie ein "Board" mit mehreren Spalten an, auf das Sie virtuell Post-its kleben.

 

Ich selbst habe mit iScrumboard mein mein Buchprojekt über den Barockbaumeister Jakob Prandtauer geplant (siehe den Screenshot rechts).

Zunächst habe ich die einzelnen Kapitel in die erste Spalte eingegeben (siehe die weißen Karteikarten im Screenshot). Danach habe ich die einzelnen Arbeitsschritte in die zweite Spalte ("Todo") eingefüttert. Sobald ich mir einen To-do-Punkt vorknöpfe, verschiebe ich ihn in die dritte Spalte, die mit den Worten "In Arbeit" bezeichnet ist. Was erledigt ist, wandert weiter in die letzte Spalte ("Fertig"). 

Die App ist sehr einfach in der Bedienung und hilft dabei, Erfolge zu visualisieren. Mit iScrumboard können Sie übrigens auch Ihre alltäglichen To-do-Listen verwalten.

 

Update (1.2.2016): Leider ist die App iScrumboard nicht mehr verfügbar. Schade, um das nützliche Tool. 

SyncToy, um Daten auf verschiedenen Speichermedien abzugleichen

screenshot synctoy
Datenabgleich mit SyncToy

Wenn Sie wichtige Daten auf Ihrem PC haben, sollten Sie die regelmäßig sichern. Ich rate immer dazu, die Daten dreifach abzuspeichern, wobei eine Sicherung nicht in der Wohnung bzw. im Büro aufbewahrt werden sollte (für diese – dritte – Sicherung bieten sich neben einer externen Festplatte natürlich Tools wie zum Beispiel die Dropox an).

 

Wer, wie ich, große Datenmengen hat, die sich laufend verändern, ist dankbar, wenn er nicht jedes Mal alle Daten überspielen muss, weil das ziemlich lange dauern kann. Und genau dabei hilft  SyncToy. Mit diesem Gratistool können Sie die Daten eines Windows-PC abgleichen (achten Sie darauf, dass Sie die richtige Version – 32 Bit oder 64 Bit –  herunterladen). Wenn Sie SyncToy zum ersten Mal verwenden, machen Sie einen Testlauf – nicht, dass Sie die falschen Daten löschen!

Ich arbeite immer mit der Funktion "Echo" (siehe den Screenshot). Dabei werden neue oder veränderte Dateien, die Sie in den linken Ordner von SyncToy hochgeladen haben (bei mir ist das meist ein Dateiordner auf meinem PC) in den rechten Order (bei mir in der Regel ein Dateiordner auf meiner externen Festplatte) überspielt. Falls man Dateien im linken Ordner umbenannt oder gelöscht hat, gleicht SyncToy diese Veränderungen mit den Dateien im rechten Ordner ab. Am Ende des Vorgangs haben Sie im rechten Ordner dieselben Dateien wie im linken.

Online-Tools: pro und kontra

Die Zahl der Onlinetools ist inzwischen unüberschaubar groß. Gerade die Gratistools laden zum Ausprobieren ein, wobei allein das schon unglaublich viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Rasch hat man zig Tools am PC, Tablet oder Smartphone, die man dann letztendlich doch nicht verwendet oder – auch das gibt es – mit deren Nutzung man sich eher verzettelt, als dass sie den Workflow verbessern.

Daher gilt: Achten Sie genau, was Ihnen das jeweilige Tool bringt. Und seien Sie nicht ständig auf der Suche nach neuen Tools bzw. der Optimierung Ihres Workflows. Vor lauter Optimierung kann man nämlich leicht das Wesentliche vergessen: die Arbeit.

Das könnte Sie auch noch interessieren

Newsletter

Abonnieren Sie hier via E-Mail den Newsletter und erhalten Sie etwa einmal im Monat die neuesten Tipps rund um das Thema Schreiben in Studium und Beruf zugeschickt.


Kommentar schreiben

Kommentare: 1
  • #1

    Markus Kapfer (Freitag, 15 Januar 2016 10:39)

    Hallo Huberta,
    das ist ein super-hilfreicher Eintrag.
    Die Dropbox habe ich schon, aber nur für meine wichtigsten Sachen.
    Meine Fotos und Musikdateien (mp3s) möchte ich aber auch auf einer externen Festplatte haben, also in doppelter Ausführung.
    Nach einem Tool wie SyncToy habe ich schon lange gesucht; hoffentlich wende ich es bald an!
    Viele Grüße,
    MK