Wie das Wort "dürfen" in Ihren E-Mails wirkt

Graues Feld bezeichnet: Ich darf Ihnen im Folgenden mein Angebots schicken.

 

Diesen Beitrag haben meine Lektorin Doreen Westphal und ich gemeinsam verfasst.

 

Modalverben und Konjunktive wie „mögen“, „würden“, „dürfen“ etc. werden in E-Mails oft verwendet, wenn die Absenderin oder der Absender besonders höflich sein möchte. Höflichkeit ist natürlich immer gefragt, klar! Wenn bestimmte Formulierungen Sie aber anders darstellen, als Sie das beabsichtigt hatten, ist das nicht im Sinne des Erfinders. So klingen Höflichkeitsfloskeln zum Beispiel altmodisch und die Leserin oder der Leser Ihres E-Mails schließt mit diesem Stil auf Ihre Persönlichkeit. Das Modalverb "dürfen" etwa, um das es uns im heutigen Blogartikel geht, kann Ihre Nachricht untertänig klingen lassen.

Hier ein paar Beispiele samt Verbesserungsvorschlägen

Beispiel 1

Sehr geehrter Herr Huber,

ich darf Ihnen im Folgenden mein Angebot schicken.

 

Besser:

Sehr geehrter Herr Huber,

gerne schicke ich Ihnen im Folgenden mein Angebot.

Beispiel 2

Sehr geehrte Frau Bauer,

danke für Ihr E-Mail. Ich darf Sie bitte daran erinnern, was wir zuletzt besprochen haben.

 

Besser:

Sehr geehrte Frau Bauer,

danke für Ihr E-Mail. Ich möchte Sie bitte daran erinnern, was wir zuletzt besprochen haben.

 

Oder auch etwas freundlicher:

Sehr geehrte Frau Bauer,

danke für Ihr E-Mail. Ich möchte Sie gerne daran erinnern, was wir zuletzt besprochen haben.

Beispiel 3

Sehr geehrte Frau Meier,

in Beantwortung Ihres Schreibens von letzter Woche dürfen wir Ihnen Folgendes mitteilen: ...

 

Besser:

Sehr geehrte Frau Meier,

in Beantwortung Ihres Schreibens von letzter Woche teilen wir Ihnen Folgendes mit: ...

 

Oder noch besser:

Sehr geehrte Frau Meier,

gerne beantworten wir Ihr Schreiben von letzter Woche und teilen Ihnen Folgendes mit: ...

Der Nominalstil in dem E-Mail oben ("In Beantwortung") ist jetzt dem viel vertrauteren Verbalstil gewichen ("beantworten"). Viele Schreiberinnen und Schreiber glauben immer noch, dass E-Mails oder Geschäftsbriefe "formal" klingen müssen. Das ist ein Irrtum! Sie können einen gut verständlichen, freundlichen Stil pflegen, der sich an der gesprochenen Sprache orientiert, und dennoch die Form wahren. 

 

Sie können es sogar so machen:

Sehr geehrte Frau Meier,

zu Ihrem Schreiben von letzter Woche können wir Ihnen Folgendes sagen: ...

Hier haben Sie nun gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: "Mitteilen" klingt sehr nach Amtsdeutsch, "sagen" ist besser. Sie verzichten zudem auf jegliche Floskel und der Satz ist dadurch viel klarer!

Wechseln Sie die Perspektive!

Um die Wirkung eines E-Mails nachvollziehen zu können, sollten Sie die Perspektive wechseln und sich in die Rolle der Empfängerin bzw. des Empfängers versetzen. Vielen fällt das schwer. Daher unser Tipp: Schicken Sie sich Ihr E-Mail einmal selbst. Sie werden überrascht sein, was Ihnen an Ihrer Nachricht plötzlich alles auffällt!

 

PS: Hier ergänzend noch der Hinweis, dass auf die Anrede (zum Beispiel "Sehr geehrter Herr Huber") in einem E-Mail wie auch in Briefen eine Leerzeile folgt, bevor Sie weiterschreiben. In dem Blogbeitrag haben wir aus Gründen der Übersichtlichkeit auf die Leerzeile verzichtet.   

Das passt auch zum Thema:

Bild bezeichnet: Workshop in Wien: E-Mails schreiben - klar, freundlich und ohne Floskeln. Info hier (klick)!

Abbildungsnachweis (Bild oben): Smartmockups, PDS Graphics

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