Wenn der Amtsschimmel in E-Mails und Briefen wiehert

mann in gurkenglas tippt auf einem laptop

E-Mails und Briefe sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Es zahlt sich daher aus, hier nicht nur auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten, sondern auch auf die Wortwahl.

Aus Workshops mit kleinen und großen Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich weiß ich: Die MitarbeiterInnen bemühen sich sehr, höflich zu sein. Und das gelingt ihnen auch. Allerdings klingen ihre E-Mails und Briefe oft steif bzw. altmodisch. Obwohl sie in keinem Amt arbeiten, hört man den Schimmel wiehern.

Schauen wir uns doch zwei Beispiele näher an

Beispiel 1: Wir ersuchen Sie, uns bis zum Ende des Monats mitzuteilen, ob …

Hier lässt das Wort „ersuchen“ den Satz steif klingen. Ersetzt man es durch „bitten“, ist der Satz nach wie vor höflich formuliert, klingt aber wesentlich sympathischer:

Wir bitten Sie, uns bis zum Ende des Monats mitzuteilen, ob …

Noch kürzer und dabei keineswegs informal können Sie auch schreiben:

Bitte teilen Sie uns bis zum Ende des Monats mit, ob …

Bitte teilen Sie uns doch bis zum Ende des Monats mit, ob …

Bitte sagen Sie mir doch bis zum Ende des Monats, ob ...
Bitte geben Sie mir doch bis zum Ende des Monats Bescheid, ob ...

Beispiel 2: Bezug nehmend auf Ihr Schreiben übermitteln wir Ihnen sämtliche Unterlagen zu diesem Fall.

In diesem Beispiel sind es gleich drei Formulierungen, die den Amtsschimmel wiehern lassen: „Bezug nehmend“, das „Schreiben“ und „übermitteln“. In der gesprochenen Sprache würden wir keinen dieser Ausdrücke verwenden. Daher mein Rat: Verzichten Sie auch in Ihren E-Mails und Briefen darauf. Und wenn Sie einen Schritt weitergehen wollen, ersetzen Sie auch noch „sämtliche“ durch „alle“.

Schreiben Sie also besser:

Vielen Dank, wir haben Ihr E-Mail / Ihren Brief erhalten und schicken Ihnen nun alle Unterlagen zu dem Fall.

Fazit: Orientieren Sie sich an der gesprochenen Sprache.

Natürlich können Sie ein geschäftliches E-Mail nicht umgangssprachlich formulieren, aber ruhig so, als ob Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden etwas in einem Telefonat erklären würden. So halten Sie den Amtsschimmel im Zaum.

Und übrigens heißt es korrekt „E-Mail“ nicht „Mail“ oder gar „eMail“, wobei man in Österreich meist „das E-Mail“ sagt, während in Deutschland „die E-Mail“ gängig ist.