Zeitmanagement: Ein Tagesplan als wichtiger Helfer im Alltag

tagesplan erstellen

 

Jeder Tag jedes Menschen hat 24 Stunden. Zeit können wir nicht sparen und nicht ausborgen. Und interessanterweise ist sie immer knapp. Oft scheint die Zeit richtiggehend zu verfliegen. Nur die Arbeitsberge bleiben, so dass man oft gar nicht genau weiß, wo man am besten anfangen soll. In dieser Situation ist ein Tagesplan hilfreich. Ich arbeite seit langem mit Tagesplänen und mache damit sehr gute Erfahrungen. 

Wie du einen Tagesplan erstellst

Schritt 1: Schreibe alle To-dos auf. Wirklich alle!

Wenn du einen Tagesplan machen möchtest, setze dich entweder am Vorabend oder in der Früh ein paar Minuten in Ruhe hin und liste zunächst einmal alles auf, was du machen musst und was du machen willst. Gnadenlos alles! Die Reihenfolge, in der du die Dinge auflistest, ist erst einmal völlig egal.

 

Wenn du magst, kannst du deine To-dos auch in einem Mindmap festhalten. Ich arbeite manchmal mit Listen und manchmal mit Mindmaps. Um ein Mindmap anzufertigen, nimmst du ein Blatt Papier im Querformat und schreibst das Datum des Tages, den du planen möchtest, in die Mitte. Danach notierst du um das Datum deine To-dos, ringelst diese ein und verbindest die "Blasen", die so entstehen, mit dem Tag in der Mitte. Sollten dir zu einer "To-do-Blase" weitere Ideen kommen, schreibst du sie ebenfalls auf. Wie das Ganze am Ende aussehen könnte, zeigt dir die folgende Skizze.

Mindmap für einen Tag

Schritt 2: Markiere alles, was entweder wichtig und/oder dringend ist.

Nimm einen bunten Stift zur Hand und markiere alle Punkte auf deiner vorläufigen To-do-Liste oder deinem Mindmap, die dringend sind. Danach nimm einen anderen bunten Stift zur Hand und markiere alle Punkte, die wichtig sind.

 

Achtung: Dringend und wichtig – das ist nicht immer dasselbe! Wo liegt der Unterschied zwischen "dringend" und "wichtig"? Wichtige Aufgaben führen dich zu einem wesentlichen Ziel, das du gerne erreichen möchtest. Für dringende Aufgaben gibt es oft einen Termin. Manchmal gibt es aber auch ohne Termin einen Druck bei Aufgaben, dann sind sie auch dringend. Und ja, du ahnst es vielleicht schon: Eine Aufgabe kann zugleich dringend und wichtig sein! :)

Mindmap für einen Tag mit farbiger Markierung, was wichtig und was dringend ist

Schritt 3: Entrümple deine To-dos für den Tag.

Wirf jetzt bitte einen kritischen Blick auf deine To-dos: Ist das wirklich zeitlich zu schaffen, was dringend und wichtig ist, was du dir da also gerade alles für den Tag vornimmst? Wenn nein, streiche radikal alles weg, was du an dem Tag nicht unterbringst.

Schritt 4: Mach einen Tagesplan mit chronologisch gereihten To-dos.

Notiere nun alle To-dos, die  für den Tag übrig bleiben, in Listenform. Bringe die To-dos entweder gleich oder im nächsten Schritt in die Reihenfolge, in der du sie abarbeiten möchtest. Überlege dir bitte, womit du beginnst. Ich selbst setze die schwierigste Aufgabe oder die Aufgabe, die mit inneren Widerständen verbunden ist, manchmal an den Beginn des Tages.

 

Alles, was auf deiner Ausgangsliste oder deinem Mindmap steht und was du an dem Tag nicht untergebracht hast, packst du in eine eigene Liste. Am Ende des Planungsprozesses hast du also zwei Listen: eine Tagesliste bzw. einen Tagesplan und eine "Resteliste".

 

Ich selbst hake auf der Tagesliste übrigens immer die einzelnen Punkte ab, sobald ich sie erledigt habe. Es tut mir gut, meine Erfolge sichtbar zu machen.

Welche Vorteile hat ein Tagesplan in Form einer strukturierten To-do-Liste?

  • Du fühlst dich nicht erdrückt von deinem Arbeitsberg.
  • Du fühlst dich weniger zerrissen.
  • Die Liste hilft dir, zwischen dringenden und wichtigen Arbeiten zu unterscheiden.
  • Du arbeitest systematischer.
  • Du kannst dich leichter auf den Punkt der To-do-Liste konzentrieren, an dem du gerade arbeitest und vergisst nichts. 
  • Durch das Abhaken der erledigten Punkte sorgst du (ganz wichtig!) für sichtbare Erfolgserlebnisse.
     

Und nun der Ball zu dir: Wie planst du deinen Tag? Wenn du Lust hast, hinterlasse doch einen Kommentar!

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Letztes Update: 24.5.2020

 

Abbildungsnachweis:

Shutterstock.com: Bildnummer: 234579928, Urheberrecht: samsonovs

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Kommentare: 3
  • #1

    Zamyat M. Klein (Donnerstag, 06 September 2012 09:16)

    Ja, die To-Do Liste.
    In der Tat ist es der erste Schritt, die Dinge wirklich aufzuschreiben. Ich persönlich bevorzuge wie fast überall im Leben, dazu ein Mind Map.

    Das mit dem wichtig und dringend lernt man natürlich auch in jedem Zeitmanagement- Seminar, nur fällt es vielen Menschen wirklich schwer, das zu unterscheiden. Es erscheint oft alles dringend und wichtig (was es natürlich nicht ist).

    Ich glaube eine entscheidende Hilfe dafür ist, dass man sich vorher über seine Ziele klar sein muss, auch seine längerfristigen (was dann auch Bestandteil eines guten Seminars sein sollte). Denn nur vor dem Hintergrund meines Ziels kann ich entscheiden: ist dieser Punkt jetzt wirklich wichtig für mein Business oder drängelt da nur jemand, der aber nicht oberste Priotität hat.

    Einen weiteren wichtigen Punkt, den du ansprichst: ich kenne es auch gut, dass man sich viel zu viel vornimmt.
    Dazu ist es hilfreich, das abends dann auch nachzukontrollieren- denn sonst kann man daraus nicht lernen.
    Und bei der Planung auch entsprechende Zeiten schon dazu zu schreiben.

    Dann kann man oft im Vorfeld schon sehen: oh, das geht gar nicht in so und so viel Stunden. Und abends sehen: Mensch, da habe ich mich etwas verkalkuliert, das dauert doch länger.

    Und kann das dann bei der nächsten Planug berücksichtigen.

    Das (auch für mich) Schwerste dabei ist allerdings, die berühmten Pufferzeiten einplanen. Das macht kein Mensch. Man verplant seinen kompletten Arbeitstag- obwohl man weiß, dass IMMER Telefonate, E-Mails, Besuche, Aufträge, was auch immer noch dazu kommen, die man vorher nicht einplanen kann. Dafür sollte mach noch mal Zeit einplanen- was aber wohl die wenigsten tun :-)

  • #2

    Huberta Weigl (Donnerstag, 06 September 2012 20:47)

    Liebe Zamyat,

    wenn Du am Abend auch noch schaust, was wie gelaufen ist, ist das natürlich perfekt!
    Und in der Tat tendieren fast alle Menschen dazu, sich zu viel vorzunehmen.

    Danke für Deinen guten Beitrag hier.

    Herzlichen Gruß
    Huberta

  • #3

    Barbara Baumgart (Mittwoch, 13 Februar 2013 11:44)

    Ich habe mir in meinem letzten Job angewöhnt, im Mail Kalender mindestens 2 Stunden am Tag zu blocken, um ungestört an Dingen zu arbeiten, die mehr Konzentration benötigen (Präsentationen, Artikel, etc).

    Jetzt als Selbständige geht das natürlich nicht so einfach, denn wenn wer anruft, muss ich den Anruf annehmen und wenn eine mail reinkommt, muss ich diese zumindest lesen, damit ich entscheiden kann, ob ich sie gleich beantworte.

    Eine To-do-Liste führe ich. Denn zu sehen, wie immer mehr Punkte abgehakt werden, gibt mir das Gefühl, produktiv gewesen zu sein. Heute zum Beispiel schon zwei wichtige Anrufe getätigt und endlich meine AGBs geschrieben...